Привет, коллеги коучи! Те, кто со мной давно, наверняка, в курсе, что я проходил обучение на коуча. И сегодня хочу поделиться с вами своими соображениями о том, как грамотно вести заметки на коучинговой сессии, чтобы это не мешало контакту с клиентом, а наоборот помогало в работе. А еще я поделюсь, как можно использовать 2meetup для ведения заметок в режиме единого окна.
Как и зачем вести заметки на коучинговой сессии?
Ведение заметок имеет целый ряд преимуществ. Во-первых, это позволяет мне быстро находить необходимую информацию во время встречи. Например, если клиент спрашивает меня о том, что мы обсуждали в прошлый раз, я могу легко найти все записи по этой теме. Как это делаю я? Просто вбиваю ключевые слова в поиск, и все необходимые данные у меня под рукой.
Ниже приведу несколько рекомендаций
- Фиксируйте все. Инсайты, уроки, подробности, имена – все, что кажется важным, стоит зафиксировать. Старайтесь вести достаточно полные заметки по ходу разговора.
- Отмечайте повторяющиеся темы. Паттерны, тенденции в том, что говорит клиент… Это может оказаться полезным позже.
- Личная информация. Не забывайте записывать личные детали о вашем клиенте – про семью, увлечения, значимые даты и т.д. Это поможет лучше понимать контекст и поддерживать раппорт.
- Учет сессий и дат. Важно отслеживать количество проведенных сессий и даты, чтобы иметь ясное представление о ходе работы. В 2meetup эта информация фиксируется автоматически, но к этому мы вернемся чуть позже.
- Позаботьтесь о конфиденциальности заметок. Проверьте настройки доступа там, где вы их храните.
- Совместный доступ. Если используете Google Документы, можно предоставить доступ клиенту. Так вы сможете вместе делать заметки и отслеживать прогресс.
- Юридическая ответственность. Оцените, какие юридические риски могут быть, если содержание заметок станет известно третьим лицам.
Также стоит обратить внимание на два главных принципа ведения заметок. Поддерживайте зрительный контакт с клиентом. Для этого нужно научиться печатать вслепую. Даже если будут опечатки, это лучше, чем выглядеть отстраненным, уткнувшись в экран. Если вы проводите оффлайн встречу, следите, чтобы ноутбук не создавал барьер между вами. Расположите его сбоку, чтобы он не мешал видеть собеседника. Или используйте планшет, телефон – то, что будет занимать минимум пространства.
Шаблон для заметок на коучинговых сессиях
Ниже приведу шаблон Девида Б. Петерсона (экс-директора коучинговых программ для руководителей Google). Вот основная структура для ведения записей:
- имя клиента;
- дата;
- место проведения;
- обновления с прошлой сессии;
- план;
- заметки;
- исследования/сценарии;
- усвоенные уроки на сегодня;
- план действий (ближайшие шаги);
- фокус работы на следующих встречах.
В начале работы с новым клиентом можно скопировать этот шаблон и создаю новый документ на его основе. Так удобно быстро создавать структурированные записи в едином формате.
Как 2meetup поможет сделать ваш коучинг эффективнее: ведение заметок и учет часов
Успешный коучинг – это не только про искусство взаимодействия с клиентами, но и про грамотную организацию рабочих процессов. Сервис 2meetup предоставляет удобные инструменты для ведения заметок и учета времени. Это помогает повысить продуктивность коуч-сессий и сделать работу с клиентами комфортнее. Разберем подробнее.
Заметки по каждой сессии
В 2meetup вы можете делать краткие записи после каждой встречи – фиксировать ключевые моменты беседы, инсайты, план действий. Это позволяет:
- быстро освежать в памяти, о чем был разговор, при подготовке к новой сессии, сохранить целостность и последовательность в работе с клиентом;
- отслеживать динамику и прогресс клиента от встречи к встрече, получать четкое представление о результативности коучинга;
- анализировать повторяющиеся темы и паттерны, чтобы глубже понимать запрос и потребности клиента.
Ведение заметок в одном месте – это база знаний по каждому клиенту, к которой вы всегда можете обратиться.
Подведение итогов на основе заметок
Завершая цикл работы с клиентом, используйте заметки из 2meetup для подведения итогов. Вот как это может выглядеть.
- Скопируйте записи по всем проведенным сессиям в удобном формате.
- Структурируйте ключевые инсайты, достижения, шаги, которые предпринял клиент.
- Визуализируйте прогресс – например, в виде графика или диаграммы.
- Поделитесь этими итогами с клиентом на финальной встрече.
Это мощный инструмент для демонстрации ценности вашей работы. Клиенту будет проще оценить результаты, которых он достиг вместе с вами. А значит выше вероятность, что он продолжит сотрудничество или даст рекомендации.
Удобный учет часов для сертификации
Если вы проходите сертификацию ICF, нужно тщательно считать часы, проведенные с клиентами. В 2meetup автоматизирован и этот процесс:
- сводная таблица по шаблону Client Coaching Log формируется автоматически на основе данных о встречах;
- вам не нужно вбивать информацию вручную или вести громоздкие сторонние таблицы;
- всегда можно скачать актуальный файл и приложить его к сертификации.
Это экономит время и снижает риск ошибок в подсчетах. Меньше рутины, больше пользы!
Ваш карманный CRM
За счет продуманной структуры и богатого функционала 2meetup может заменить CRM для коуча. Здесь вы можете:
- создавать карточки клиентов со всей необходимой информацией, присваивая им статусы (например, для отправки кастомизованных рассылок);
- планировать встречи и видеть расписание;
- вести заметки и экспортировать записи;
- считать часы для сертификации и анализировать загрузку;
- хранить документы, связанные с клиентом.
Вся информация в одном месте и под рукой в любой момент. Это удобно и для вас, и для клиента.
Использование 2meetup позволяет вывести ваш коучинг на новый уровень эффективности. Сервис делает «изящнее» ваши бизнес-процессы и высвобождает время для более глубокой работы с клиентами. Он помогает не утонуть в рутине и сфокусироваться на главном – помощи людям в достижении целей.
Цените свое время и время своих клиентов. Позвольте 2meetup взять на себя решение организационных вопросов, чтобы вы могли полностью посвятить себя коучингу. Ваши клиенты это обязательно оценят!
А если у вас есть свои лайфхаки по организации работы, обязательно поделитесь ими в комментариях. Давайте расти и обмениваться опытом, чтобы менять жизни людей к лучшему!
