Сегодня я хочу поговорить с вами о таком важном инструменте, как напоминания о встрече. Наверняка многие из вас, как профессионалы, предоставляющие услуги, сталкивались с ситуациями, когда клиенты забывали внести оплату вовремя или пропускали запланированные встречи. Причиной этого часто является не недобросовестность клиентов, а их загруженный график, из-за которого важные задачи просто вылетают из головы.
Именно в таких случаях напоминание о встрече становится незаменимым помощником. Это дружелюбный способ помочь вашим клиентам оставаться в курсе дел и выполнять необходимые действия. Давайте разберемся, почему отправка напоминаний по электронной почте (или в мессенджере) так важна и как правильно их составлять.
Зачем отправлять напоминания клиентам
Регулярная отправка напоминаний клиентам о встрече имеет множество преимуществ для вашего бизнеса и взаимоотношений.
- Во-первых, это повышает ваш профессионализм в глазах клиентов. Они видят, что вы ответственно подходите к организации встреч и заботитесь о том, чтобы они не пропустили важные моменты.
- Во-вторых, напоминания дарят комфорт клиентам, помогая им гармонично встроить запланированные встречи в их плотный график. Получив своевременное напоминание, они с большей вероятностью выделят время для встречи с вами и подготовятся к ней.
- Кроме того, систематическая отправка напоминаний минимизирует случаи отмены сессий и неявок. Клиенты реже будут забывать о встречах, что позволит вам более эффективно планировать свое время и избегать простоя в расписании.
Наконец, напоминания улучшают общение между вами и вашими клиентами. Регулярный контакт помогает поддерживать связь и укреплять доверительные отношения.
Систематизация процесса отправки напоминаний также делает вашу работу более организованной. Вам не придется постоянно держать все в голове и волноваться о том, напомнили ли вы клиенту о предстоящей встрече.
Поручите эту задачу автоматизированной системе 2meetup и сосредоточьтесь на более важных аспектах своей деятельности. О том, как раз и навсегда настроить напоминания клиентам и забыть об этой рутине – поговорим немного позже.
Когда стоит отправлять напоминания клиентам
Напоминания целесообразно отправлять в различных ситуациях, в зависимости от специфики вашего взаимодействия с клиентами. Вот несколько примеров:
- за 24 часа до встречи (на e-mail): это помогает клиенту заранее спланировать свой день и не забыть о предстоящей сессии;
- за час до начала (в мессенджер): такое напоминание позволяет клиенту освежить в памяти детали встречи и подготовиться к ней.
- второй вариант для мессенджера – за 30-90 минут.
Слишком часто отправлять напоминания не стоит. Даже если вы хотите проявить заботу о клиенте, не превращайтесь в спамера, чтобы не вызвать подозрения у систем безопасности электронных ящиков или мессенджера.
Кстати, в 2meetup брифинг клиента можно провести в момент записи на встречу. Причем сделать это так же автоматически. Это позволяет избежать лишнего беспокойства по поводу незаполненных опросников.
Как составить текст напоминания в мессенджер или по e-mail
Чтобы ваши напоминания были эффективными и приятными для клиентов, следуйте этим простым правилам.
- Не извиняйтесь за напоминание. Помните, что такие сообщения – это важная часть вашего бизнес-процесса. Вы не должны извиняться за то, что делаете свою работу хорошо и заботитесь о клиентах.
- Будьте вежливы и не делайте акцент на вине клиента. Даже если клиент пропустил оплату или забыл о встрече, сохраняйте доброжелательность в общении. Сосредоточьтесь на том, что нужно сделать, а не на самом факте пропуска.
- Делайте электронные сообщения лаконичными. Ваши клиенты ценят свое время, поэтому включайте в напоминания только самую необходимую информацию. Избегайте лишних деталей и размытых формулировок, чтобы основное сообщение не потерялось.
Также рекомендуется облегчить клиенту процесс действия. Если клиенту нужно заполнить форму, оплатить счет или подключиться к онлайн-встрече, добавьте в письмо прямые ссылки. Чем меньше усилий потребуется от клиента, тем выше вероятность, что он выполнит необходимое действие.
3 шаблона напоминания о встрече в мессенджер (на почту)
Теперь давайте рассмотрим несколько шаблонов напоминаний, которые вы можете адаптировать под свои нужды.
1. Напоминание о встрече деловое
Здравствуйте, [имя клиента]!
Хотел бы напомнить вам о нашей встрече по [название сессии], которая состоится [дата] в [время].
Мы будем встречаться через Zoom. Вот ссылка для подключения [ссылка на Zoom].
Обязательно установите Zoom на ваше устройство заранее, чтобы мы могли начать вовремя и не тратить драгоценные минуты нашей встречи на решение технических вопросов.
Если у вас возникнут какие-либо вопросы или изменения в планах, пожалуйста, дайте мне знать.
С нетерпением жду нашей встречи!
[Ваше имя].
2. Напоминание о встрече пример №2
Привет, [имя клиента]!
Просто хотел напомнить, что скоро, [дата] в [время], состоится наша встреча [название сессии]. Надеюсь, вы сможете выделить это время и сосредоточиться на нашей работе.
Не забудьте подключиться через [ссылка на Zoom] в назначенное время. Буду ждать встречи с вами!
Всего наилучшего,
[Ваше имя].
3. Напоминание о встрече текст №3
Привет, [имя клиента]!
Ваша сессия [название сессии] со мной, [ваше имя], начинается [дата] в [время]. Пожалуйста, присоединяйтесь к звонку по этой ссылке: [ссылка на Zoom].
Если у вас возникли какие-либо трудности с подключением, дайте мне знать, и мы быстро решим этот вопрос.
До скорой встречи!
[Ваше имя].
Вы можете адаптировать эти шаблоны под ваши конкретные нужды и стиль общения. Главное – сохранять доброжелательность, четкость и ориентированность на действия.
Автоматизация напоминаний для клиентов
Несмотря на то, что составление и отправка напоминаний вручную может быть эффективной, этот процесс отнимает достаточно много времени и усилий. Именно поэтому я рекомендую автоматизировать напоминания.
Автоматизация позволяет настроить отправку писем по заданному расписанию без вашего непосредственного участия. Вы просто создаете шаблон напоминаний, указываете условия отправки, а система делает все остальное.
И здесь на помощь приходит мой сервис для записи клиентов 2meetup. Он предоставляет возможность настройки автоматизированных напоминаний в мессенджеры или на электронную почту. С 2meetup вы можете без труда поддерживать связь с клиентами и демонстрировать свой высокий уровень профессионализма.
В Premium-тарифе 2meetup вы можете создавать индивидуализированные и брендированные напоминания, которые будут приходить клиентам с вашего аккаунта в Telegram или WhatsApp. На Pro отправка уведомлений осуществляется с аккаунта 2meetup по стандартному шаблону. Базовый тариф предусматривает отправку напоминаний только на e-mail.
Включение автоматизированных напоминаний в ваш рабочий процесс – это не только экономия времени, но и повышение эффективности общения с клиентами. Вы сможете минимизировать риски неявок и просроченных платежей, а также улучшить общее впечатление от вашего сервиса. Помните, что внимание к деталям и забота о клиентах – это ключ к успешным и долгосрочным отношениям.
Кстати, мы подготовили подробный гайд по автоматизации клиентского сервиса с 2meetup. Забрать можно тут.
